Cuando realizamos
una reunión, sin importar los motivos
para llevarla a cabo, tenemos que tener presente un grupo de pasos necesarios
para que la misma se realice de forma efectiva:
1.Tener claro desde el principio, el objetivo de
la reunión.
Todos los participantes deben tener claro el fin de la reunión, los cuales
pueden ser:
- Impartir información o consejos.
- Dar instrucciones.
- Ocuparse de quejas o arbitrar.
- Tomar decisiones.
- Generar ideas.
Presentar una propuesta para discutirla y decidir sobre su conveniencia.
Desglose los
detalles:
Una
vez que haya decidido cuál es el objetivo principal de la reunión, podrá
considerar otros detalles, como lo son: tiempo de duración de la misma, temas de discusión y el
tiempo dedicado a cada uno. Es
importante tener presente que se pueden delegar tareas. Convocar para la hora adecuada.
Preguntas a
plantearse
El
objetivo de la reunión, ¿está claro para todo el mundo?
¿Es
necesario que todos asistan a la reunión?
¿Hay
un modo mejor de ocuparse de esos temas que celebrar una reunión?
¿Hay
otras personas que no pueden asistir a sus reuniones que podrán hacer una
contribución útil?
v ¿Sería
de provecho disponer de apoyos visuales en la reunión?
Subrayar los objetivos:
Al
presidir una reunión, empiece por insistir en los objetivos, para que los
asistentes lo tengan en cuenta durante el transcurso. Es importante estar bien
preparado si se inicia una discusión a fondo sobre el tema.
Los
temas confidenciales deben ser tratados
durante la reunión de modo adecuado, y la confiabilidad debe tratarse de
modo adecuado. Recuerde que la confiabilidad siempre debe respetarse fuera del
sitio de reunión.
Tipos de reuniones formales:
Conferencia:
Es
una reunión en la que se hacen varias exposiciones sobre un tema. Son ideales
para transmitir información a mucha gente a la vez y en un breve espacio de
tiempo. Se ofrecen pocas oportunidades para la discusión o la participación del
público, aunque los oradores pueden establecer turnos de preguntas y
respuestas.
v Reunión
Externa:
Una
reunión externa consta de un grupo de personas de una empresa y otro externo a
ésta. En las reuniones externas, la confidencialidad es un aspecto importante.
Con el fin de alcanzar sus objetivos, los participantes han de reflexionar
sobre qué información debe permanecer en secreto y cuál se puede desvelar
durante la reunión. Puede celebrarse en terreno neutral.
Junta
General:
Se
trata de una reunión anual, que suele ser obligatoria, de los presidentes y los
accionistas de una empresa para discutir
los resultados del año anterior y los planes futuros. Este tipo de reunión
posibilita a los accionistas para que le planteen preguntas a los directores de
la empresa.
Junta
Extraordinaria:
Se
trata de una reunión que puede ser convocada en cualquier momento entre juntas
generales, para tomar medidas inmediatas, en el caso de que fuera necesaria la
aprobación de los accionistas. Los accionistas deben ser informados por
adelantado de la celebración de una junta extraordinaria. Los reglamentos por
los cuales se rige el procedimiento de una junta extraordinaria suelen ser los
mismos que rigen una junta general.
Comisión
Permanente:
Se
trata de un subgrupo de un consejo de
empresas. Puede ser responsable de tareas recurrentes, como la revisión anual
de salario o la ejecutoria de un presidente.
El consejo de una empresa puede autorizar a una comisión o permanente a
tomar medidas en su lugar.
Comisión
Extraordinaria:
La
establece un consejo directivo para examinar
un asunto que requiere una atención especial. Dicho subgrupo puede
reunirse con más regularidad que el consejo en pleno. Pueden reunirse cuando sea necesario para
discutir temas específicos que requieren de un estudio técnico.
Motivos por los que una reunión
no alcanza sus objetivos:
- Los objetivos de los asistentes pueden ser opuestos.
- No se estudia el material pertinente antes de la reunión.
- La reunión se desvía del orden del día.
- No iniciar y concluir la reunión puntualmente.
- Los participantes no tienen presente las decisiones tomadas y existe desacuerdos (o enfrentamientos) entre ellos.
- En “Asuntos Varios” los participantes no toman la palabra por turnos.
- La reunión no es fructífera.
Para lograr que una reunión alcance los objetivos
planteados:
- Recuerde prepararse por adelantado. Es esencial estar bien informado.
- Céntrese en los objetivos, leyendo el orden del día y cualquier documento pertinente por adelantado.
- Póngase en contacto con otros participantes antes de la reunión para romper el hielo e intercambiar información.
- Descubra las rivalidades personales entre los asistentes.
- Realice un sondeo de los participantes antes de la reunión para conocer sus expectativas e intereses.
