Existen
pautas que ayudan al logro de una buena reunión o participación en la misma.
Es de gran importancia iniciar puntualmente las reuniones a la hora
acordada. Si preside una reunión debe llegar al recinto con suficiente
anticipación, ya que así reservará el
tiempo necesario para organizar todo lo
relacionado al caso. Si por algún motivo, fuera de su alcance, la reunión se
retrasa haga que conste en acta los motivos de la demora.
Tener una participación exitosa, en cualquier foro o reunión, implica proyectar puntos
oportunos y pertinentes sobre el tema.
Antes
de empezar su intervención, es de gran ayuda inhalar y
exhalar, pues le ayudará a calmar miedos o temores, y así emprender
su participación de forma relajada, mostrando seguridad y confianza.
En
el transcurso de la reunión pueden
ocurrir circunstancias que no sean de
nuestro agrado, sin embargo existen técnicas que nos permitirán minimizar sus
efectos.
Si en algún
momento siente que el interés del auditorio por el tema tratado declinara, tome
medidas para aprovechar el tiempo restante al máximo:
Se
pueden realizar las siguientes técnicas para avivar la reunión:
· Cambiar el tono de voz y adecúelo al sitio o
espacio en donde se encuentra. Si es necesario hable con un poco de más premura
para estimular a los participantes.
· Puede saltarse temas no esenciales, pero con la
complacencia de los participantes. Los temas no esenciales pueden ser
tratados al principio de la reunión,
cuando los asistentes suelen estar más receptivos.
· Realice actividades vivaces que generen ímpetu.
· No permita que los asistentes desvíen el tema (o
del orden del día), mucho más si eso implica discusiones.
· Es importante culminar puntualmente, para evitar molestias en los
asistentes.
La aplicación
de pausas o recesos suelen ayudar en situaciones discordantes, ya que permitirá
que se suavicen problemas, e igualmente que los asistentes se relajen un poco.
Una de las
claves para preservar el buen desenvolvimiento de una reunión es pronosticar los problemas antes de que surjan. Descifrar el lenguaje corporal de los
participantes, le permitirá predecir reacciones o inconvenientes que se puedan
presentar. Estudiar a los
concurrentes a dicha reunión con
anticipación, ayudará a pronosticar las características de dichas personas y posibilitará
orientar el desarrollo de los temas, acciones y respuestas a circunstancias que
se pueden desatar en el transcurso de la actividad que se realiza.
Una reunión apática o monótona, realizar siempre la misma actividad resulta desmotivadora o crea cansancio, por tal sentido se pueden realizar dinámicas divertidas o eficaces. Una reunión, no tiene porque ser solo para plantear o discutir temas, por momentos se pueden realizar actividades que estimulen, relajen o unan al grupo de trabajo.
Cuando trasmitimos seguridad a los demás, los argumentos que logremos exponer resultarán convincentes para nuestros interlocutores.
Recordemos que si deseamos mostrar confianza, el tono de voz es de mucho valor, pero el lenguaje corporal es primordial al momento de estar ante un público o auditorio.
"En pocas palabras, un líder es un
hombre que sabe adónde quiere ir,
se pone de pie y va"
John Erskine
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